W każdej firmie istnieją dokumenty o pewnym stopniu poufałości znajdujących się w nich informacji. Tak więc mogą się tam znajdować dane finansowe a także plany sprzedażowe, a na pewno dane osobowe. Jedne z tego rodzaju dokumentów są bardziej, pozostałe mniej istotne, by jednakowoż niszczyć wszelkie dokumenty firmowe. Jeśli o tym zapomnimy możemy mieć kłopoty. Jak jednakże stworzyć system, jaki będzie za to odpowiadał a także będzie efektywny?

przemysłowa niszczarka dokumentów

Autor: Clarence Risher
Źródło: http://www.flickr.com
Niszczenie dokumentów nie jest takie trudne, należy po prostu stworzyć odpowiednią strategię. Najbardziej korzystnie na początek stworzyć dokument, który będzie zawierał najbardziej istotne wytyczne odnośnie utylizacji danych w firmie, z którym powinien zapoznać się każdy aktualny, a także nowo zatrudniony pracownik. W dalszej kolejności należy przeprowadzić szkolenie, które wyjaśni szczegóły polityki niszczenia danych oraz uświadamiające zagrożenia biorące się z niewłaściwego zabezpieczania danych i ich nieodpowiedniego niszczenia.

Kolejną istotną sprawą jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie wykonywana w firmie czy poza nią – przeczytaj. Z pewnością bardziej korzystnie tego dokonać w firmie, gdyż to daje 100% pewności, że zlikwidujemy wszystkie dane, tak więc wyeliminujemy zagrożenie, iż coś wydostanie się poza przedsiębiorstwo i wpadnie w nieodpowiednie ręce. Na szczęście na rynku jest wiele firm, jakie oferują niszczenie danych i to różnego rodzaju, np. niszczenie dokumentów księgowych albo medycznych. W tego rodzaju sytuacji dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku, a następnie transportowane do miejsca, w jakim są likwidowane. Możemy oczywiście uczestniczyć w takim procesie, albo następnie zażądać dowodów, że dane zostały rzeczywiście zlikwidowane.

Może Cię zainteresować: http://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/co-nalezy-zniszczyc/

dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
I niezbędna rzecz na koniec. Nim przystąpimy do niszczenia dokumentów, warto sprawdzić jakiego rodzaju dokumenty są w firmie wytwarzane, co zdefiniuje ich klasę ochrony. W każdym przedsiębiorstwie, w różnorodnych działach bowiem powstają różnorakie dokumenty, zaś stopień ich jawności i tajności jest uzależniony od klasy ochrony. Zależnie od nadanej klasy ochrony dokumenty powinny być utylizowane w urządzeniach, jakie spełniają adekwatny do klasy ochrony poziom bezpieczeństwa.