Jak rozplanować pracę sekretariatu w małym biurze, żeby działał sprawnie i pomagał innym pracownikom?

Sekretariat stanowi dość niedoceniane stanowisko w biurze, którego praca zasadza się na sprawnym załatwianiu przeróżnych biurowych spraw, dbaniu o to, by pozostali pracownicy posiadali dostęp do potrzebnych biurowych materiałów i wiele więcej. W dużych firmach sekretariat zajmowany jest przez kilka osób, co w znaczącym stopniu ułatwia pracę. Jeśli jednakże obsługujemy go sami, powinniśmy wszystko dobrze rozplanować.

Głównym zadaniem
segregatory
Autor: Gillian
Źródło: http://www.flickr.com
sekretarki jest dostarczanie pracownikom przedmiotów, bez których nie mogą oni wykonywać obowiązków służbowych. Zalicza się do nich segregatory na umowy, przeróżne teczki lub nawet tak banalne przedmioty jak długopisy - pod tym adresem szybko uzyskasz pomoc. W zależności od ilości pracujących w formie osób należy tak zaplanować zamawianie materiałów biurowych, by zawsze było ich nieco więcej – brakująca teczka konferencyjna czy toner do drukarki może bowiem w pewnym sensie opóźnić lub nawet zatrzymać standardowy tryb pracy w biurze, co nie jest korzystne. Kolejną kwestią jest zarządzanie ogólną korespondencją przychodzącą do biura. Trzeba odbierać i nadawać kluczowe dla firmy przesyłki czy listy, jak również zatrzymywać ważną korespondencję, która może przydać się jeszcze w późniejszym czasie. W tym przypadku dobrze sprawdzą się praktyczne segregatory, które umożliwią posegregowanie korespondencji, a później także szybkie znalezienie potrzebnej rzeczy. Ostatnią kwestią jest aranżowanie istotnych spotkań – zarówno z zewnętrznymi kontrahentami, jak i wewnętrznych. Zadanie to zasadza się nie tylko na mailowym lub telefonicznym aranżowaniu spotkania, lecz także na przygotowaniu całej
teczka
Źródło: pixabay.com
sali konferencyjnej tak, by osobom uczestniczącym w spotkaniu niczego nie brakowało.



Powinny się tam znaleźć zimne i ciepłe napoje, niezbędne sprzęty, jak projektory czy monitory i nie tylko. Konieczne są też materiały i dokumenty dla uczestników spotkania, które z pewnością uporządkuje praktyczna teczka konferencyjna - Firma MILO. Jak można zobaczyć, praca w sekretariacie zbyt często bywa niedoceniana. Sekretarka musi dbać o to, by pozostali współpracownicy mieli prawidłowe warunki do pracy, a także reprezentować biuro na zewnątrz – np. przed klientami czy ludźmi, którzy chcą podjąć z nim współpracę. Dlatego też osoba na tu pracująca musi być dobrze zorganizowana i mieć łatwość kontaktu z ludźmi – wtedy bez problemu spełni wszystkie swoje obowiązki.